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Der ultimative Leitfaden für Change Management 2023 | Userlane


Die Geschäftswelt ist überall im Wandel begriffen. Sind Sie auf das vorbereitet, was auf Sie zukommt?
Die Situation im Jahr 2022:

  • 62 % der Mitarbeitenden arbeiten mindestens einmal pro Woche außerhalb des Büros.
  • Die digitale Transformation ist für Unternehmen zur Überlebensfrage geworden.
  • Der technologische Fortschritt gestaltet die Zukunft der Arbeit neu.

Früher war der Wandel ein langsamer Prozess, der nur nach und nach am Arbeitsplatz Einzug hielt. Heute sind Unternehmen gezwungen, sich schnell an die sich ändernden Marktanforderungen anzupassen und nach kontinuierlichen Verbesserungen zu streben.
Die Agilität eines Unternehmens verschafft ihm einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil, doch fällt der Wandel nicht jedem leicht.

Was ist Change Management?

Arten des Change Management

Nach fast allen gängigen Definitionen gibt es drei verschiedene Arten des Change Management:

  • Developmental Change Management
  • Transitional Change Management
  • Transformational Change Management

Was ist Developmental Change Management?

Beim Developmental Change Management geht es um die Verbesserung der bestehenden Arbeitsabläufe. Zum Beispiel könnte dazu gehören, den Mitarbeitenden die Möglichkeit zur Weiterbildung zu geben, um letztlich die Produktivität und die Leistungsstandards zu verbessern.

Was ist Transitional Change Management?

Beim Transitional Change Management wird eine Struktur durch eine andere ersetzt, z. B. durch den Wechsel von Zoom zu Microsoft Teams für digitale Arbeitsbesprechungen. Eine tiefgreifende „transitorische“ Veränderung kann zur Umstrukturierung des gesamten Unternehmens führen.

Was ist Transformational Change Management?

Beim Transformational Change Management geht es darum, Ihr Geschäft von Grund auf neu zu gestalten. Anstatt einfach nur ein neues System einzuführen, um effizienter zu werden, wird eine detaillierte Strategie oder ein Prozess implementiert und die Art und Weise, wie Aufgaben erledigt werden sollten, komplett überarbeitet.

Warum ist Change Management wichtig?

Veränderungen sind nie einfach, das gilt besonders für Unternehmen. Sie verursachen oft ein hohes Maß an Stress für Ihre Mitarbeitenden und müssen daher besonders sorgfältig gemanagt werden.

Change-Management-Verfahren verfolgen einen mitarbeiterorientierten Ansatz, der sicherstellt, dass die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden auch dann Priorität haben, wenn sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt. Durch die Einführung eines Change Managements können Sie die richtigen Ressourcen und Verfahren bereitstellen, um Ihre Mitarbeitenden bei Schwierigkeiten zu unterstützen.

Was passiert, wenn es kein Change Management gibt?

Erhebungen der letzten Jahre haben gezeigt, dass 75 % der Veränderungsinitiativen aufgrund schlechter Planung scheitern.
Ohne Change Management sind folgende Probleme zu beobachten:

  1. Mitarbeitende und Kunden widersetzen sich dem Wandel.
  2. Das Budget wird weit überschritten und damit das Endergebnis verschlechtert.
  3. Die falschen Verfahren werden eingeführt, was der Produktivität schadet.

Nur 66,5 % der Mitarbeitenden werden über die Veränderungen in ihrem Unternehmen auf dem Laufenden gehalten – und genau diese Unternehmen haben Schwierigkeiten, sich an den Markt um sie herum anzupassen.

Was sind die Vorteile von Change Management? 

Derzeit besteht eine deutliche Diskrepanz zwischen dem, was ein Unternehmen tun muss, um zu überleben, und der Unterstützung, die den Mitarbeitenden bei strukturellen Veränderungen zuteil wird
Change Management zielt darauf ab, diese Diskrepanz zu verringern, die Kommunikation zu verbessern und Mitarbeitenden wie auch Kunden die Möglichkeit zu geben, Fragen zu stellen. Zu den weiteren Hauptvorteilen des Change Managements gehören:

  1. Einschätzung des erforderlichen Umfangs der Veränderungen
  2. Aufklärung der Beteiligten über die Notwendigkeit von Veränderungen
  3. Einhaltung des Budgets für Veränderungen
  4. Entscheidung, welche Änderungen gleichzeitig durchgeführt werden müssen
  5. Verkürzung der Einführungszeit von Veränderungen
  6. Ausrichtung Ihres Unternehmens auf ein gemeinsames Ziel

Anstatt die Augen zu schließen und zu hoffen, dass eine neue Maßnahme erfolgreich ist, sollten Sie Techniken des Change Managements einsetzen, um den Erfolg zu gewährleisten.

Change Management gibt Ihnen klare Richtlinien vor, die Sie bei der Einführung von Software oder der Umgestaltung Ihrer Geschäftsprozesse befolgen sollten, und es sorgt dafür, dass die Mitarbeitenden den Wandel mittragen.

Die 4 Schritte des Change Managements

Wenn Change Management korrekt durchgeführt wird, gehen die Verantwortlichen den Wandel folgendermaßen an:

Schritt 1: Analysen durchführen

Um Ihre Mitarbeitenden zu ermutigen, Veränderungen zu akzeptieren, müssen Sie sicherstellen, dass Sie aktiv Lösungen für die Probleme anbieten, mit denen diese zu kämpfen haben.

Viele Ihrer Mitarbeitenden werden der Meinung sein: Warum ändern, was funktioniert? Und sie werden zögern, eine neue Technologie oder einen anderen Prozess einzuführen, wenn sie bereits mit dem Bestehenden zufrieden sind.

Ermitteln Sie verschiedene Schwachstellen, die sich direkt auf Ihr Ergebnis auswirken, und fragen Sie Ihre Mitarbeitenden, was ihrer Meinung nach verbessert werden kann. Werfen Sie einen Blick auf Ihre Strategien, Ihre Organisation und die von Ihnen eingesetzten Systeme.

Schritt 2: Ziele festlegen

Change Management ohne einen klaren Fokus oder ein bestimmtes Ziel macht erfolgreiche Veränderungen schwer messbar.

  • Wollen Sie Ihre Produktionsmenge um 50 % erhöhen?
  • Wollen Sie Ihre Kosten um 23 % senken?
  • Versuchen Sie, Ihren Umsatz um 100 % zu steigern?

Legen Sie ein klares Ziel und eine eindeutige Vision für die Veränderungen fest, die Sie umsetzen möchten, damit Sie Daten messen und Ihre Fortschritte verfolgen können.

Schritt 3: Auf den Wandel vorbereiten

Eine grundlegende Technik des Change Managements ist eine klare interne Kommunikationsstrategie, die Ihre Mitarbeitenden auf eine bevorstehende Veränderung einstimmt. Diese beinhaltet:

  1. Aufklärung der Mitarbeitenden/Kunden über die Gründe der Veränderung
  2. Sicherstellen, das alle genau wissen, was passiert und wann es passiert

Sobald Sie diese Informationen zur Verfügung gestellt haben, können Sie den Betroffenen die Möglichkeit geben, mehr zu erfahren.

Schritt 4: Den Wandel einleiten

Sobald Sie den Menschen Zeit gegeben haben, ihre Haltung zu überdenken, können Sie damit beginnen, ein neues System einzuführen, Abläufe anzupassen oder Ihre gesamte Organisation umzustrukturieren.

Why is change management important? A helpful article by Userlane.

Wie Sie Ihren Change-Management-Prozess verbessern können

Seien Sie jedoch gewarnt:

Einer der wichtigsten Ratschläge für die Verbesserung Ihres Change-Management-Prozesses laute: Muten Sie sich und anderen nicht zu viel zu.

Gehen Sie beim Change Management möglichst schrittweise vor, um den Mitarbeitenden Zeit zu geben, sich auf die Anforderungen, die Sie an sie stellen, vorzubereiten und sich daran zu gewöhnen.

Denken Sie daran, dass es nicht einfach ist, sich in verschiedenen Softwareplattformen zurechtzufinden, vor allem nicht für Mitarbeitende, die sich mit der digitalen Welt nicht so gut auskennen. Wenn Sie sich Zeit nehmen und geduldig sind, können Sie vermeiden, dass Ihr Team frustriert und verärgert wird. Denn dies würde letztendlich zum Scheitern der Veränderungsinitiative führen.

Was sind die wichtigsten Grundsätze des Change Managements?

Die Definition von Change Management umfasst vier Grundprinzipien:

  1. Um den Wandel anzunehmen, müssen die Beteiligten ihn verstehen.
  2. Um den Wandel vorzubereiten, muss es einen klaren Plan geben.
  3. Um den Wandel umzusetzen, müssen die richtigen Ressourcen zur Verfügung stehen.
  4. Um den Wandel in Gang zu halten, muss klar kommuniziert werden.

Was ist organisatorisches Change Management?

In den heutigen, sich schnell verändernden Umgebungen ermöglicht das organisatorische Change Management Teams, den Wandel zu nutzen und ihre Ziele zu erreichen – was eng mit dem Konzept der „kontinuierlichen Verbesserung“ verknüpft ist. Dies erfordert weit mehr als nur die regelmäßige Einführung neuer Systeme. Vielmehr bedarf es ständiger Flexibilität, um die Arbeitsabläufe anzupassen und gleichzeitig die Mitarbeitererfahrung zu verbessern (was für 92 % der Personalverantwortlichen im Jahr 2022 die Priorität Nummer 1 ist) sowie die Effizienz zu steigern.

Welche verschiedenen Change-Management-Modelle gibt es?

Bereiten Sie sich auf umfangreiche organisatorische Veränderungen vor, wie sie für die digitale Transformation erforderlich sind? Eines der folgenden Modelle für das Change Management könnte Ihnen dabei helfen.

Das 8-Stufen-Modell nach Kotter

Dr. John Kotter ist ein angesehener Forscher und Redner. Sein 8-stufiges Change-Management-Modell konzentriert sich auf die Erfolgsfaktoren, die zu Veränderungen in einem Unternehmen führen:

  1. Gefühl der Dringlichkeit erzeugen
  2.  Führungsteam aufbauen
  3. Vision und Strategie entwickeln
  4. Vision auf breiter Basis kommunizieren
  5. Hindernisse aus dem Weg räumen
  6. Schnelle Erfolge schaffen
  7. Erfolge konsolidieren und Veränderungen weiter vorantreiben
  8. Veränderungen in der Unternehmenskultur verankern

Das ADKAR-Modell

Das Prosci® ADKAR Modell wurde entwickelt, um Unternehmen dabei zu helfen, sich auf die fünf Ergebnisse zu konzentrieren, die Mitarbeitende für einen erfolgreichen Wandel erreichen müssen: Bewusstsein (awareness), Wunsch (desire), Wissen (knowledge), Fähigkeit (ability) und Verstärkung (reinforcement).

Das Lewin-Modell

Kurt Lewin entwarf ein Change-Management-Modell, das nur drei grundlegende Schritte umfasst: auftauen (unfreezing), ändern (changing) und neu stabilisieren (refreezing). Dabei geht es darum, sich langsam auf das neue ideale Verhalten zuzubewegen und „zu pausieren“, wenn es zur Norm wird.

Ein Beispiel für Change Management

Netflix

Eines der bekanntesten Beispiele für Change Management ist Netflix.

Im Vergleich zu den alten Zeiten, als man in eine Videothek gehen und einen Film für ein oder zwei Wochen ausleihen konnte, hat der Verleihservice im Jahr 2022 eine völlig andere Struktur.

Zunächst begann Netflix damit, DVDs an seine Kunden zu verschicken, und heute zahlen 222 Millionen Menschen weltweit eine jährliche Gebühr für den ständigen Zugang zu dem Portfolio des Unternehmens an Filmen und Serien. Darüber hinaus produziert Netflix auch eigene Formate.

Netflix hat sich immer wieder an die Anforderungen des Marktes und seiner Kunden angepasst. Es bietet Komfort und Unterhaltung in leicht zugänglichen Paketen.

Die Mitarbeitenden mussten eine Veränderung nach der anderen mitmachen, sowohl bei den Dienstleistungen, die das Unternehmen anbietet, als auch bei den Systemen, die es für die Ausführung von Standard-Geschäftsvorgängen benötigt.

Was ist Change Management? – FAQs

Verstehen Sie langsam, was Change Management bedeutet und warum es so wichtig ist? Wenn Sie noch mehr wissen wollen, finden Sie hier Antworten auf einige der Fragen, die bei Google am häufigsten gestellt werden:

Was sind die Grundlagen des Change Managements?

Wenn Sie sich auf eine strukturelle Veränderung in Ihrem Unternehmen vorbereiten, sollten Sie die 4 Grundprinzipien des Change Managements berücksichtigen: Projekte, Personal, Prozesse und Besonderheiten.

Wie lange dauert der Change-Management-Prozess?

Die meisten Change-Management-Modelle gehen davon aus, dass ein Zeitraum von 3 Monaten für die Umsetzung von Veränderungen ausreichend ist. In den sich ständig verändernden digitalen Landschaften von heute möchten Sie den Prozess der Softwareeinführung jedoch vielleicht beschleunigen. Versuchen Sie in diesem Fall, verschiedene Tools wie zum Beispiel Digital Adoption Platforms zur Unterstützung einzusetzen.

Wann sollten Sie mit dem Change Management beginnen?

Change Management sollte von Anfang an Teil der Veränderungspläne Ihres Unternehmens sein, wenn Sie die Erfolgschancen maximieren wollen. Werden die Schritte der Recherche und Information übersprungen, führt dies zu Problemen und dazu, dass eine Veränderung nicht umgesetzt werden kann.

Warum ist Change Management in einem Unternehmen wichtig?

Change Management ermöglicht es den Mitarbeitenden, effektiv weiterzuarbeiten, während sich das Unternehmen um sie herum verändert. Das bedeutet, dass Ihre Angestellten, egal was passiert, weiterhin qualitativ hochwertige Arbeit leisten und so Ihren Ruf und Ihre Ergebnisse schützen.

Was ist die Definition von Change Management?

Unter Change Management versteht man den Prozess, mit dem Unternehmen Einzelpersonen und Teams auf den Wandel vorbereiten.

Change Management mit Userlane

Die Digital Adoption Platforms von Userlane gehören zu den besten Softwarelösungen für das Change Management. Sie werden als Overlay über die neuen Systeme gelegt, die Sie bei Ihren Mitarbeitenden einführen möchten, und bieten Echtzeit-Anleitungen für die Navigation und alle Funktionen.

Wenn Sie die Risiken von Veränderungsprozessen mit Userlane steuern, können Sie die Akzeptanz Ihrer Software um 500 % steigern und die Zeit, die Ihre Mitarbeitenden (oder Kunden) benötigen, um die verschiedenen Systeme zu beherrschen, reduzieren.

Wenn Sie weitere Informationen darüber wünschen, wie Sie Ihr Unternehmen in die Zukunft führen können, wenden Sie sich noch heute an unser Team.


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