Was ist Enterprise Resource Planning (ERP)?

by Userlane-Team

1 year ago ・ 8 mins

Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens gibt es wahrscheinlich Hunderte von alltäglichen Geschäftsfunktionen, die für Ihren Erfolg unerlässlich sind.

Denken Sie einmal darüber nach: Was würde mit Ihrem Unternehmen passieren, wenn bestimmte Aufgaben gar nicht oder nur unzureichend erledigt würden?

Das wäre nicht gut.

Wenn Sie sicherstellen, dass die essenziellen Aufgaben sowohl effizient als auch effektiv erledigt werden, kann sich das erheblich auf Ihr Geschäftsergebnis auswirken. Aufgrund des hohen Aufwands, den das mit sich bringt, ist es jedoch fast unmöglich, dieses Ziel zu erreichen.

Schließlich kann eine einzelne Person unmöglich den Überblick über alle Vorgänge in einem Unternehmen behalten – auch in einem kleinen Betrieb nicht. Tatsächlich wäre es für ein ganzes Team von Fachleuten schwer, immer auf dem gleichen Stand zu bleiben, und es käme regelmäßig zu Missverständnissen und Fehlern.

In solchen Fällen bieten Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP-Systeme) eine bequeme und zeitnahe Lösung. Ihr Zweck ist es, die wesentlichen Geschäftsabläufe zu verwalten, damit die Mitarbeitenden ihre Aufgaben reibungslos erledigen und das Unternehmenswachstum vorantreiben können.

Die Definition von Enterprise Resource Planning (ERP)

Enterprise Resource Planning ist der Prozess der Verwaltung und Integration aller wichtigen Kernprozesse in Ihrem Unternehmen, z. B. im Personal- oder Rechnungswesen.

Durch die Optimierung des Informationsaustauschs innerhalb eines Unternehmens kann Enterprise Resource Planning die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter aktiv steigern.

Und darüber hinaus nutzen Führungskräfte Enterprise Resource Planning, um die spezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten ihrer Teams festzulegen.

Was ist ein ERP-System?

Ein Enterprise-Resource-Planning-System ist eine Unternehmenssoftware, die diesen gesamten Prozess automatisiert, um ihn effizienter zu gestalten – und dabei verwertbare Daten sammelt.

Es handelt sich im Wesentlichen um eine Reihe von Anwendungen, die miteinander verknüpft werden, um die Interaktion von Menschen und Technologie in einem System zu optimieren. 

Und aus welchem Grund? Um Ihre Mitarbeitenden bei ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen, ihnen zu helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen, und sicherzustellen, dass sie alle Aufgaben korrekt ausführen. So kann jeder Ihrer Prozesse optimiert werden, um die Flexibilität und Leistungsfähigkeit Ihrer Belegschaft zu erhöhen.

Die Funktionen eines ERP-Systems

Ein marktführender Anbieter von ERP-Software, NetSuite, hat eine Plattform entwickelt, die erfolgreich die meisten Geschäftsaktivitäten abdeckt.

Sie integriert u. a. folgende Abteilungen:

1. Finanzen
2. Fertigung
3. Marketing
4. E-Commerce
5. Vertrieb

Alle Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen können sich über den Stand der Arbeitsaufträge auf dem Laufenden halten und mithilfe von Enterprise Resource Planning effizient zusammenarbeiten und wichtige Aufgaben erledigen.

Welchen Geschäftswert hat ein ERP-System?

Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, in dem die Mitarbeitenden durchgehend Höchstleistungen erbringen. Das wäre ein Traum. 

Mit einem ERP-System kann dieser Traum wahr werden. 

1. Überwinden Sie Kommunikationsbarrieren.
2. Nutzen Sie Wissen, Daten und Ressourcen gemeinsam.
3. Automatisieren Sie zeitraubende digitale Prozesse.
4. Messen Sie die operative Leistung.

Mithilfe eines ERP-Systems lassen sich Projektverzögerungen vermeiden, die auf Umstände zurückzuführen sind, auf die Ihr Team keinen Einfluss hat (z. B. das Warten auf die Budgetfreigabe durch den Finanzvorstand). Stattdessen ermöglicht es Ihrem Team, proaktiv zu handeln.

Wenn Ihre Mitarbeitenden über die Aktivitäten Ihres Unternehmens auf dem Laufenden sind, können sie ihre Zeit effektiver nutzen und maximale Produktivität erreichen.

Die 5 wichtigsten Gründe, warum Sie ein ERP-System benötigen

Im Kern sorgt ERP-Software für Effizienz und weniger Verschwendung.

Ihre Teams erhalten einen klaren Überblick über ihre Aufgaben und haben Zugang zu allen Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen. 

Kostspielige Fehler werden vermieden, da die Mitarbeitenden detaillierte Einblicke in die Daten erhalten und auf dieser Grundlage Entscheidungen treffen können.

Steigerung der Produktivität

ERP-Systeme sind das perfekte Werkzeug für Unternehmen, die die Produktivität ihrer Mitarbeitenden steigern wollen. Allein schon durch die Beseitigung des Risikos von Missverständnissen in den Teams können Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten stets auf Kurs sind, um Ihre Unternehmensziele zu erreichen.

Sicherstellung der Compliance

Wann haben Sie zuletzt eine Sicherheitsüberprüfung Ihres Gebäudes durchgeführt? Wurden die Glühbirnen gewechselt? Sind vor den Notausgängen irgendwelche Gegenstände gelagert? Alle Bereiche des Gebäudemanagements können mithilfe von Enterprise Resource Planning überwacht werden, sodass Sie nicht nur die örtlichen Vorschriften und Bestimmungen einhalten, sondern auch das Wohlergehen Ihrer Mitarbeitenden sicherstellen können. Beides ist gleichermaßen wichtig.

Vereinfachung der IT

Wenn Sie Ihr gesamte Verwaltung an einem Ort haben, können Sie die Anzahl der Anwendungen, die Ihr Unternehmen täglich nutzen muss, erheblich reduzieren. So müssen Sie bei Problemen nicht mehr stundenlang suchen, um herauszufinden, welches Programm Schwierigkeiten bereitet. Dadurch können Sie sowohl Ihre IT-Kosten als auch die durchschnittlichen Ausgaben für Schulungen erheblich senken. Anstatt sich in zahlreiche Systeme einzuarbeiten, müssen Ihre Mitarbeitenden nur eines erlernen.

Verbesserung der Agilität

Die Reaktion auf eine Krise in Ihrem Unternehmen erfordert eine intensive und klare Kommunikation. Mit Enterprise Resource Planning ist dies möglich. Wenn Ihre Mitarbeitenden ihre Arbeitsziele aufeinander abstimmen und unternehmensweit als Einheit agieren, sind sie besser in der Lage, auf auftretende Probleme zu reagieren. Anstatt sich frustriert zu fühlen, wenn etwas schiefgeht, haben sie wahrscheinlich den richtigen Ansprechpartner im Kopf, der ihnen helfen kann – was die Fähigkeit Ihres Unternehmens, auf Marktveränderungen zu reagieren, drastisch erhöht.

Gewinn tieferer Einblicke

Jede Führungskraft liebt Daten. Wenn Sie jedoch mehrere Plattformen haben, die alle ihre eigenen Erkenntnisse generieren, kann es leicht passieren, dass Sie den Blick für das Wesentliche verlieren. Indem Sie alle Daten an einem Ort in Ihrer ERP-Software zusammenführen und anderen Mitarbeitenden den Zugriff darauf ermöglichen, können Sie das Beste aus den verfügbaren Informationen machen und Ihr Unternehmen entsprechend führen.

Drei beliebte ERP-Systeme

Mithilfe eines innovativen Enterprise Resource Planning müssen Führungskräfte nicht mehr die täglichen Aufgabenlisten verwalten, sondern können sich auf andere Bereiche konzentrieren.

Anstatt Zeit damit zu verbringen, Terminpläne zu organisieren, Fehler von Mitarbeitenden zu korrigieren oder überfällige Aufgaben nachzuholen, können sie sich mit dem Aufbau von Teambeziehungen oder der Förderung von beruflicher Weiterbildung und Entwicklung beschäftigen.

Zu den beliebtesten Anbietern auf dem Markt (mit unglaublich guten Bewertungen) gehören:

1. Oracle Cloud ERP
2. Microsoft Dynamics
3. SAP Business One

Jedes dieser Systeme verspricht eine ganze Reihe von einzigartigen Vorteilen und Funktionen, sodass es sinnvoll ist, sich die Zeit für eine genauere Recherche zu nehmen. Obwohl ERP-Systeme per Definition in der Regel sehr umfangreich sind, hat jedes Unternehmen seine eigenen Anforderungen.

Wie Sie ERP-Software in Ihr Unternehmen einführen

Die Einführung von Enterprise Resource Planning ist kein leichtes Unterfangen. 

Hunderte von Funktionen und Features müssen in einem einzigen System zusammenarbeiten, was nicht selten zu Verwirrung (und Überforderung) beim Lernen führt.

Wenn Sie Ihr Team in die Lage versetzen wollen, ERP-Systeme zu nutzen und von allen Vorteilen zu profitieren, die diese bieten, brauchen Sie einen strategischen Ansatz, um die Benutzer langsam und vorsichtig an die Software heranzuführen.

1. Widmen Sie der Schulung Zeit und Aufmerksamkeit und seien Sie geduldig mit Mitarbeitenden, die bereits mit einer hohen Arbeitsbelastung zu kämpfen haben. 
2. Seien Sie sich darüber im Klaren, dass Enterprise Resource Planning zwar für Sie eine Priorität sein mag, aber für ein Team, das nicht die nötige Zeit und Kapazität hat, um sich an eine neue Art und Weise der Erledigung von Aufgaben zu gewöhnen, eine Belastung darstellen kann.
3. Machen Sie sich mit den entscheidenden Elementen des Change Management vertraut und seien Sie darauf vorbereitet, Fragen zu beantworten, die an Sie herangetragen werden.

Wenn Ihre Mitarbeitenden schließlich lernen, mit dem neuen System umzugehen, können Sie sicherstellen, dass sie sich auf die Erfahrung einlassen und mit Begeisterung eine neue Fähigkeit erlernen – anstatt ängstlich und frustriert zu sein.

Setzen Sie außerdem integriertes Lernen ein, um die Schulungen auf die Bedürfnisse jedes Einzelnen abzustimmen, und Sie werden bald feststellen, dass Ihr Unternehmen auf dem besten Weg ist, Enterprise Resource Planning optimal zu nutzen.

Um dieses Ziel voranzutreiben, könnten Sie zusätzlich bestimmte Personen auswählen, die sich für den Wandel einsetzen, und diese soweit schulen, dass sie ihre Kolleginnen und Kollegen auf dem Weg des Lernens ermutigen und unterstützen können.

Enterprise Resource Planning in der Praxis

Stellen Sie sich vor, Sie sind ein dienstleistungsorientiertes Unternehmen, das ein großes Projekt vor sich hat. 

Der Kunde ist groß genug, um Ihr gesamtes Team über Wochen hinweg zu beschäftigen. Wenn Sie Ihre Arbeit gut machen, könnte das zu mehr und mehr Empfehlungen führen.

Da wollen Sie natürlich keine Verzögerung und keine Komplikationen.

Alles muss reibungslos ablaufen, damit die Deadline eingehalten werden kann und es nicht zu Konflikten zwischen verschiedenen Abteilungen kommt. 

Hier kommt Enterprise Resource Planning ins Spiel.

Die effektive und proaktive Verwaltung aller Bereiche Ihres Unternehmens sorgt dafür, dass alle Beteiligten eng zusammenarbeiten, um den Auftrag zu erfüllen.

Was ist Enterprise Resource Planning (ERP)? – FAQs

Enterprise Resource Planning hat soch als äußerst intelligenter Ansatz erwiesen, um die Abläufe in Unternehmen zu organisieren und die Gesamtleistung zu verbessern. 

Wenn Sie weitere Informationen benötigen, lesen Sie den ERP-Schulungsleitfaden von Userlane oder die folgenden aufschlussreichen FAQs.

• Was ist ein Beispiel für Enterprise Resource Planning?
  Wenn Ihre Personalabteilung einem oder einer Mitarbeitenden einen finanziellen Vorteil gewähren möchte – wie z. B. die Übernahme von Reisekosten – muss sie dies in der Regel mit dem Finanzteam abstimmen. Dies kann Tage dauern, wenn die Aufgabe nicht durch ein ERP-System priorisiert wird, das die abteilungsübergreifende Koordination verbessert.

• Was sind die Vorteile von Enterprise Resource Planning?
  Mit Enterprise Resource Planning können Sie wichtige Informationen in Ihrem Unternehmen gemeinsam nutzen und sicherstellen, dass alle Beteiligten über das Wissen und die Ressourcen verfügen, die sie für die Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Sie profitieren von höherer Effizienz und Produktivität, indem Sie den Zugang zu Daten verbessern und die Kommunikationskanäle optimieren.

• Why do I need an Enterprise Resource Planning system?
  ERP ist besonders nützlich für mittlere und große Unternehmen, die Probleme mit der Kommunikation innerhalb ihres Unternehmens haben. Wenn mehrere Abteilungen koordiniert werden müssen, um ihre Arbeit effektiv zu erledigen, kann ein ERP-System für Harmonie sorgen und die Ziele der Mitarbeitenden aufeinander abstimmen.

Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden mit Digital-Adoption-Plattformen auf ERP

Wie oft führen Sie Software-Einführungen durch?

Wenn Ihre Antwort „regelmäßig“ lautet, wissen Sie bereits, wie aufwendig das sein kann.

Wenn Sie jedoch nur selten neue Systeme einführen, dann brauchen Sie wahrscheinlich etwas mehr Anleitung, bevor Sie ein kompliziertes System wie Enterprise Resource Planning in Betrieb nehmen.

Für jeden dieser Fälle wurden die Digital Adoption Platforms von Userlane speziell entwickelt, um die Schulung der Mitarbeitenden zu automatisieren und ihnen in Echtzeit Anleitungen und Hilfestellung beim Bedienen der unbekannten Software zu geben.

Mit unserem spezialisierten und maßgeschneiderten Service können Sie den Erfolg der Softwareeinführung in Ihrem Unternehmen garantieren und Ihr Team schnell in die Lage versetzen, Ihr ERP-System optimal zu nutzen.

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